خدمات اسکن و بایگانی الکترونیک اسناد و مدارک با اهداف مختلفی انجام می پذیرد. هدف از اسکن اسناد استفاده از مزایای فراوان تکنولوژی IT در بایگانی است. در سیستم های سنتی تمامی اسناد کاغذی بود. این اسناد به صورت دست نویس یا ماشین تایپ ایجاد و سپس در محلی با نام بایگانی آرشیو می شد.

با پیشرفت تکنولوژی تمامی اسناد به صورت کامپیوتری و تایپ سیستمی تولید و بایگانی می شود. دلیل این امر استفاده از مزایای بی شمار استفاده از سیستم کامپیوتری به نسبت دستی است. اما حجم زیادی اسناد به صورت کاغذی وجود دارد که با آن ها چه باید کرد. راه حل آرشیو کردن این مدارک اسکن و تبدیل آنها به فایل های الکترونیکی است. در اسکن اسناد برگه های کاغذی بوسیله اسکنر های متناسب با نوع آن اسکن شده و به صورت فایل در فرمت های مختلف ذخیره می شوند. سپس با کمک نرم افزار های گوناگون قابلیت استفاده و دسترسی سریع به آنها فراهم می شود.

مستندات و بایگانی جنبه های مهم در هر کسب و کار  بشمار میرود.  حتی مشاغل کوچک که دارای مالکیت اختصاصی هستند نیز دارای اسناد مهم می باشند. که باید به طور ایمن سازماندهی و ذخیره شوند.بسته به صنعت شما، ممکن است الزامات قانونی در مورد اینکه چه اسناد، داده ها و اطلاعات مشتری باید نگهداری شود و چه زمانی باید نابود شود، وجود خواهد داشت.بایگانی اسناد به فرآیند قرار دادن اسناد در فضایی مناسب نیاز دارد تا آنها را ذخیره کنند. دلایل مختلفی برای بایگانی اسناد وجود دارد،بایگانی یا آرشیو اسناد و مدارک اغلب به ذخیره اسناد فیزیکی اطلاق می شود ، اما می تواند برای ذخیره داده ها نیز مورد استفاده قرار گیرد. از آنجا که مشاغل بیشتر از الگوی بدون کاغذ استفاده می کنند ، بایگانی داده ها بخش مهمی از اسناد و استراتژی بایگانی است. بسیاری از مشاغل به جای نگهداری اسناد کاغذی ، اسناد کاغذ قدیمی خود را اسکن می کنند و سپس آنها را به صورت دیجیتال آرشیو می کنند.

یکی از خدمات گروه مشاورین راپکو(روش پژوهان کیان) که از ابتدای فعالیت خود به سازمانهایی که نیاز به مشاوره و یا خدمات در این حوزه داشته اند ارائه خدمت نموده است، حوزه خدمات اسکن و بایگانی الکترونیک میباشد. که در هر یک از مراحل بنا به خدماتی که سازمان مربوطه نیاز داشته باشد ارائه خدمت مینماید. طی این فرآیند کارشناسان و نیروهای تخصیص داده شده به این امر توسط اقدامات مربوطه عملیات تبدیل اسناد کاغذی را به اسناد الکترونیک با فرمتهای مورد درخواست بانجام میرسانند.

خدمات ما در این حوزه

• مشاوره در حوزه اسکن و بایگانی الکترونیک و تهیه پروپزال و قرارداد های مربوطه در این خصوص جهت دیدن همه جزئیات و جلوگیری از مشکلات بعدی
• اجرای پروژه های اسکن و بایگانی الکترونیک در سایت مشتری
• ارائه خدمات اسکن و بایگانی الکترونیک از تحویل پرونده ها و اسناد از بایگانی واسکن اسناد طبق فرمت مربوطه و برگرداندن پرونده ها به بایگانی فیزیکی
• ارائه خدمات پالایش وبهینه سازی پرونده ها
• DataEntry به عبارتی ورود اطلاعات و اسناد اسکن شده به سیستم آرشیو الکترونیک سازمان
• استقرار و پیاده سازی سیستم نرم افزاری آرشیو و بایگانی الکترونیک
• راهکارهای لینک و ارتباط با سایر سیستمها در جهت یکپارچگی سازمانی

مراحل پروژه های اسکن و بایگانی الکترونیک

پارامترهای که در برآورد هزینه های اسکن موثرمیباشند:

• شرح خدمات پروژ های اسکن هرچه شرح خدمات مراحل اجرایی کمتری را طلب نماید هزینه پروژه کمتر خواهد بود.
• سایت اجرای پروژه
• قدمت اسناد در هزینه اسکن موثر است چه بسا که برگه های قدیمی با کیفیت پایین سرعت عملیات را کاهش میدهند
• سایز اسناد که از سایز A4 به بالا هزینه اسکن افزایش خواهد یافت.
• هزینه DataEntry به تعداد فیلدهایی ورود اطلاعات ، تعداد فرمها ، مراحل استخراج اطلاعات و ورود اطلاعات در نرم افزار مربوطه بستگی خواهد داشت.
• تعداد برگه ها نیز از پارامترهایی است که در هزینه پروژه موثر است.
• میزان حساسیت برگه ها و درجه اهمیت آنها نیز میتواند در برآورد هزینه پروژه های اسکن موثر باشد.
• زمان مورد نیاز جهت تحویل پروژه
• نوع و فرمت فایل

 منافع و مزایای اسکن اسناد و تبدیل بایگانی های سنتی به بایگانی های الکترونیک

• مدیریت و ساماندهی بهتر اسناد: مرتب سازی و ساماندهی اسناد در بایگانی الکترونیکی منعطف تر و آسان تر از سیستم کاغذی می باشد.
• افزایش عمر اسناد به دلیل اینکه در روشهای الکترونیک ، اسناد کاغذی کمتر مورد استفاده قرار میگیرند.
• دسترسی سریعتر و بهتر به اسناد در هر زمان و مکان
• افزایش بهره وری به دلایلی مانند جستجو در میان اسناد و مدارک با سرعت بیشتر و دقیق تر و حذف زمان و مکان در دسترسی به اسناد
• امنیت بیشتر اطلاعات
• دیگر به جایجایی لاشه فیزیکی پرونده ها و اسناد نیاز نخواهد بود
• کاهش فضای نگهداری اسناد
• هزینه کمتر نگهداری: اسناد کاغذی برای نگهداری نیاز به فضای زیاد و نیروی انسانی دارد. هر دوی این عوامل هزینه بر می باشد. علاوه بر این هزینه های دیگری مانند سیستم اعلام و اطفا حریق و …. که برای حفظ اسناد لازم است را نیز خواهیم داشت. در بایگانی الکترونیکی این هزینه ها حذف می شود.