سیستم جامع بایگانی و آرشیو الکترونیک
در طول قرن گذشته بایگانی اسناد در دفتر کار سنتی به طور چشمگیری تغییر کرده و بسیاری از شرکت ها و سازمانها هنوز در دنیای بایگانی کاغذی گیر کرده اند. در حالی که فن آوری های جدید مانند ارتباطات راه دور، کامپیوتر، اینترنت و بسیاری دیگر(سیستم بایگانی و آرشیو الکترونیک) باعث بهبود بایگانی اداری می شود. در سیستم بایگانی سنتی برآورد شده است که ۸۰ درصد از کل اطلاعات کسب و کار صرفاً بر روی کاغذ ذخیره می شود و ۷٪ از تمام اسناد از دست رفته (که ممکن است از مهمترین اسناد باشند)و ۳٪ از باقی مانده اسناد دارای اشتباه می باشد.
کارمندان بایگانی ۵ تا ۱۵ درصد وقت خود را صرف خواندن اطلاعات و ۵۰ درصد را صرف بررسی اسناد می کنند، در حالی که نرم افزار آرشیو اسناد یک راه حل مدیریتی خاص و یک ابزار قدرتمند صرفه جویی در وقت برای شرکت و سازمان شما است و باعث کاهش ناامیدی کارمندان در جستجوی بی پایان اسناد غیر سازماندهی شده و کنترل دسترسی به کاربران مختلف می شود. در نهایت هنگامی که یک سیستم مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد مناسب در یک سازمان مستقر می شود، بازده عملیاتی، کیفیت کار، کارمند و رضایت مشتری به وضوح قابل مشاهده است.
سیستم بایگانی الکترونیک شرکت راپکو(روش پژوهان کیان) یک سیستم قدرتمند و تخصصی در حوزه مدیریت بایگانی و آرشیو الکترونیک محسوب میگردد که با استفاده از تکنولوژی FileStream در بانک SQLServer محدودیت ذخیره نوع فایل را از بین برده است. این سامانه با امکانات و قابلیتهای مختلفی که درون آن تعبیه شده است ابزاری مناسب جهت هر سازمانی با هر نوع و تعداد بایگانی میباشد که خواهان فاصله گرفتن از بایگانی به روش سنتی میباشد.
استقلال و یکپارچگی
سامانه آرشیو و بایگانی الکترونیک این شرکت یک سامانه مستقل بوده که جهت عملیاتهای تخصصی در حوزه بایگانی و آرشیو الکترونیک اسناد طراحی و به بازار عرضه شده است و این سیستم بگونه ای طراحی شده است تا علاوه بر اینکه با سایر سامانه ها و سیستمهای این شرکت قابلیت برقراری ارتباط و سرویس دهی را دارا میباشد میتواند به سایر سامانه ها و سیستمهای دیگر در هر سازمان نیز سرویس ارائه دهد. بعنوان مثال این سامانه بصورت کامل با سامانه های مربوط به شهرداری های این شرکت چون سامانه های شهرسازی ،ماده۱۰۰ ،درآمد و… قابلیت ارتباط و سرویس دهی دارد.
منافع و مزایای سیستم بایگانی و آرشیو الکترونیک
- به حداقل رساندن گردش فیزیکی لاشه پرونده ها در سازمان
- کاهش بسیار زیاد سرعت از بین رفتن اسناد پرونده های سازمان و افزایش ماندگاری اسناد
- عدم محدویت در آرشیو الکترونیک نمودن هر نوع فایل الکترونیکی با هر پسوندی
- جلوگیری از دسترسی فیزیکی به اوراق پرونده ها و جلوگیری از مفقود شدن اسناد به دلایل مختلف و توسط افراد مختلف
- امکان دسترسی افراد مجاز به بایگانی در هر زمان و مکان
- افزایش سرعت دسترسی به پرونده ها و اسناد برای افراد مجاز در هر زمان و مکان
- استفاده بهتر از مکان در سازمانها و عدم نیاز به فضاهای بزرگ و امکانات گران قیمت برای بایگانی های مختلف سازمان.
- آسودگی خاطر برای مدیران و کاربران در نگهداری از پرونده ها و اسناد و رفع نگرانی از آتش سوزی ها، جوندگان و سایر بلایای طبیعی و … با پشتیبان گیری های بهتر
- اشتراک گذاری ساده تر اسناد و پرونده ها برای افراد مجاز
- امکان سرویس دهی به تمامی سیستم هایی که به گونه ای سیستم آرشیو میزبان آنها محسوب میگردد.
امکانات و ابزارهای سیستم بایگانی و آرشیو
- امکان تعریف بایگانی های مختلف و طبقه بندی هر بایگانی بدون هیچگونه محدودیتی و مطابق با نیاز هر سازمان
- امکان دسترسی بسیار قدرتمند در ۲ سطح دسترسی منویی و دسترسی داده ای که تعیین میکند چه افرادی به کدامیک از بایگانی ها و به کدام طبقه دسترسی داشته باشند حتی برای مشاهده
- امکان خاص جهت تعریف پرونده های پرسنلی
- مشخص نمودن صاحب پرونده و مجهز به بانک مالکین که امکانات خوبی را در جهت برخی از گزارشات در بر خواهد داشت
- تشکیل پرونده در هر بایگانی با تعریف فیلدهای مربوطه و در نظر گرفتن سیستم شماره گذاری و کدینگ پرونده از طریق ۳ کد.
- مشخص نمودن مواردی برای هر پرونده چون (راکد/جاری)،(سطح محرمانگی)
- مشخص نمودن تاریخ اعتبار برای هر بایگانی که دسترسی به آنرا پس از تاریخ اعتبار محدود مینماید.
- امکان تعریف ایجاد و یا عدم ایجاد و تشکیل پرونده برای هر بایگانی
- امکان اتصال مستقیم به اسکنر از درون خود سیستم آرشیو
- امکان آپلود فایل های مختلف با هر پسوندی از روی هر مکانی بر روی شبکه و اضافه نمودن به پرونده
- امکان طبقه بندی اسناد درون هر پرونده
- امکان تعریف حداقل مشخصات برای هرنوع سند که این امکان جستجو در میان اسناد را به آسانی امکانپذیر مینماید
- امکان اضافه نمودن قابلیت OCR
- امکان ثبت ورود و خروج پرونده ها از بایگانی های مختلف
- عدم حذف فیزکی اسناد درون پرونده و قابلیت ردیابی عملکرد کاربران
- امکان گزارش گیری های متنوع از بایگانی ها ، پرونده ها و اسناد پرونده ها
- امکان اتصال آرشیو الکترونیک به سیستمهای شهرسازی ، نوسازی ،ماده۱۰۰ ،ماده۷۷ ،درآمد اتوماسیون بهساز (مربوط به شهرداری ها)
- امکان اتصال و سرویس دهی سیستم آرشیو الکترونیک به سایر سیستمهای درون هر سازمان
